Vamos a comentar una serie de puntos que las comunidades de propietarios deben tener en cuenta cuando instalan sistemas de videovigilancia en relación directa con las acciones llevadas a cabo recientemente por la Agencia Española de Protección de Datos relativas a actuaciones incorrectas por parte de los presidentes de comunidad y/o administradores de fincas.
Deben seguir las siguientes pautas y recomendaciones:
1.- Se ha de notificar a todos los afectados, es decir, trabajadores, propietarios e inquilinos, mediante acta o por comunicación escrita, a través de una cláusula informativa que la comunidad debe tener en su documentación, de que se tiene la intención de instalar un sistema de cámaras de videovigilancia.
2.- Si la instalación está conectada a una central de alarmas, solo la puede realizar una empresa acreditada, y en este caso se necesita documentación acreditativa de que la empresa está autorizada por el órgano administrativo competente del Ministerio del Interior como empresa de seguridad privada y número de acreditación y copia de la documentación que permita comprobar que la empresa de seguridad ha notificado las características de la citada instalación a la autoridad competente en materia de seguridad privada.
3.- Las personas autorizadas por la Comunidad a visionar las imágenes son el presidente y cualquier otro cargo electo, la empresa instaladora para la extracción de los datos contenidos en el sistema de videovigilancia y también el administrador de la Comunidad, bien sea propio o subcontratado. En el caso que un propietario, inquilino o cualquier otra persona, solicite acceder a las imágenes lo ha de hacer de forma argumentada y el procedimiento será el siguiente:
a) Una vez el presidente tenga la solicitud procederá a visionar, el sólo o en compañía de cualquier persona autorizada por la Comunidad, las imágenes grabadas por el sistema de videovigilancia para verificar si se aprecian los hechos denunciados por el usuario. En el momento del visionado únicamente estarán presentes las personas autorizadas del punto anterior.
b) En el caso que se aprecien los hechos denunciados, se avisará a la empresa instaladora o mantenedora del sistema de videovigilancia, para que realice la extracción de las imágenes y lo comunicará en su caso al administrador externo y al asesor de protección de datos que tenga la comunidad y que le dará instrucciones de cómo actuar con las imágenes extraídas.
c) Hasta no comunicarse con dicho asesor las imágenes deben quedar completamente bloqueadas sin trasladarse a ninguna persona.
d) En el caso de que las imágenes sean requeridas por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, esta solicitud deberá ser por escrito utilizando para ello el formulario tipo que dicho órgano posee, debidamente cumplimentado. Igualmente se ha de comunicar dicha solicitud al asesor y/o administrador.
4.- Se debe de tener la siguiente documentación preparada para atender un requerimiento de la AEPD:
a) Contratos con la empresa de seguridad o bien con la empresa que mantiene el sistema de videovigilancia.
b) Fotografía de los carteles de “Zona Videovigilada” y de las cámaras de videovigilancia.
c) Cláusula Informativa completa del tratamiento de videovigilancia.
d) Plano de la ubicación de las cámaras y de los carteles.
e) Si existen cámaras en el exterior o enfocándolo, la autorización administrativa de la autoridad competente.
f) Si se utilizan monitores, aportar fotografías de su ubicación.
g) Listado de las personas con acceso al sistema.
h) En el caso de grabación de imágenes describir sistema utilizado, quién accede y detallar tiempo de conservación.
i) Medidas de seguridad implantadas para el sistema de videovigilancia.
